Digitalisering i Mariestad, Töreboda och Gullspång
När man pratar om digitalisering blir det gärna fokus på spännande och innovativa tekniska lösningar och ofta ser man fördelar med att exempelvis införskaffa ett system. Alltför ofta så glömmer man dock bort att fråga sig varför. Digitaliseringsarbetet inom Mariestad, Töreboda och Gullspång har tidigare genom åren bedrivits på avdelnings- eller enhetsnivå och då när man har haft både personalmässiga och ekonomiska resurserser tillgängliga. I likhet med många andra organisationer har man inte alltid räknat på nyttoeffekterna med investeringen som gjorts. Det finns också exempel då man infört ett systemstöd och ändå fortsatt att jobba som tidigare och därmed skapat dubbelarbete istället för att underlätta arbetet.
Vi har därför under de senaste åren gjort ett omtag kring hur vi arbetar med digitaliseringsprojekt. Det som tar mest tid för oss i digitaliseringsprojekten är ofta inte själva införandet av system eller teknisk lösning utan analysen kring arbetsprocessen. De frågor vi ställer oss är:
• Hur arbetar vi idag med arbetsuppgiften och varför?
• Kan vi jobba på ett annat sätt?
• Vilka beroenden har vi i arbetsprocessen?
• Vad blir nyttoeffekten om vi genomför projekten? Hur mycket tid kommer vi att spara?
För oss är det primära syftet med digitalisering att nyttja den teknik som finns tillgänglig eller skapa framtida förutsättningar för den för att spara tid och höja kvaliteten på vårat arbete.
Dessa frågor är viktigt att ställa sig innan man kör igång med projekten. Dels ger det möjlighet att få en överblick kring vilka projekt man bör prioritera för att frigöra resurser men också för att inte hamna i ett läge där tjänstemän får ytterligare uppgifter utan att ha frigjort tid för dem. Att nyttja digitalisering för att frigöra tid för att medarbetare ska kunna jobba än mer med digitaliseringsarbete för att kunna frigöra än mera tid för flera är ett viktigt argument för att vi som organisation ska arbeta med digitalisering.
Om vi tittar mer specifikt på vår bransch finns det redan idag flera bra initiativ som ger organisationen en bra start. BAL och tjänstebaserat utbyte med Lantmäteriet samt DRK är två strålande bra exempel, ett är digitalisering av detaljplan. Det sistnämnda är ett projekt som för flera kommuner är gigantiskt men på sikt kommer kunna förenkla vårat arbete rejält. I framtiden tror vi till exempel att om vi har bra koll på fastighetsbildningen, planinformationen, markdetaljer och ledningsinformation kommer vi kunna ha en betydligt enklare process för framtagandet av nybyggnadskartor. Idag görs mycket manuellt arbete, ex. anger handläggaren fastighetsinformation, gör ett manuellt utdrag ur baskartan och kombinerar detta med annan geodata. Om vi jämför hur information hämtas automatiskt när vi anger personnummer i privata webbtjänster finns det goda möjligheter att automatisera den information som finns på en nybyggnadskarta. Tidsbesparing, kvalitetshöjning och säkerställning av gemensamma arbetsprocesser skulle ge strålande effektivisering i den kommunala kart- och mätorganisationen. Vi kortar dessutom ner våra tider för leverans vilket är viktigt för den som kontaktar vår verksamhet oavsett om det är ett företag eller privatperson. För att komma dit är det viktigt att man inom vår bransch kommer i mål med hur vi ska hantera vår primära information som vi hanterar inom samhällsbyggnad. Om man som kommun är osäker på att påbörja detta projekt så kan man i alla fall börja med att digitalisera de planer i de områden där det händer mest.
I MTG arbetar vi fram en central digitaliseringsstrategi som ger oss styrning och vägledning i de övergripande målen vart vi ska någonstans. Projekt- och geodataavdelningen tillhör organisatoriskt verksamhet teknik. För verksamheten har vi arbetat fram en handlingsplan som är en aktivitetsplan baserad på strategin men anpassad utifrån de förutsättningar vi på verksamhet teknik sitter med. Det vi märkte när vi tog fram handlingsplanen var att vi idag sitter på bättre möjlighet än någonsin att jobba smart med de resurser vi redan sitter med men för att komma i mål med detta krävs det att man återigen ställer sig frågan kring våra arbetsprocesser och varför vi jobbar på ett visst sätt. Risken är annars att man jobbar analogt fast med digitala medel.
En annan sak som vi märkt är att det kommer ställas krav på att kunna läsa information från olika källor, system och att man har ett flexibelt arbetssätt kring det. Exempel är att kunna läsa information direkt från IoT-sensorer för att kunna visualisera den med annan data. För detta kommer ett modernt GIS att vara en nyckel för framgång. Vidare kan vi se att geodata blir allt mer efterfrågad i de e-tjänster vi tar fram. Exempel på detta är att man på en karta vill kunna markera ut vart man tänker borra en brunn, den korrekta adressen eller fastighetsbeteckning där man ska ange den informationen eller välja en bryggplats när man ska hyra en båtplats.
Vi har också påbörjat arbetet med öppna data. Även det projektet har flera vinster både för oss, våra medborgare och näringsliv. Dels så kan informationen vi publicerar användas i de tjänster medborgare redan sitter med för att underlätta deras vardag men även skapa nya innovativa lösningar. Det säkerställer också den interna arbetsprocessen kring hur vi hanterar informationen som ska publiceras som öppen data som skolor, etableringsinformation eller parkeringar. En annan vinning för vår verksamhet är att vi kan återanvända informationen i andra system och sätta den i ett sammanhang. Att visualisera, modellera och skapa underlag för analys är något vi inom geodata-branschen har arbetat med i många år vilket är en mycket värdefull kompetens i samtliga organisationer.
Digitaliseringen i Mariestad, Töreboda och Gullspång
Kontaktperson: Anders Persson, Chef, Projekt- och geodataavdelningen
anders.persson@mariestad.se
